【テンプレ付き】折り返し電話で好印象を与えるポイント4選

就職活動中、会社説明会や面接やESの記述を終えた後、ふと携帯を見たら他の企業から電話が入っているということはよくあるのではないでしょうか。

企業が掛けてきた電話に応答するのはまだしも、学生の側から企業に電話をかけるのは少し気が引けてしまうかもしれません。

とは言え、選考の連絡の可能性も高いためかけなおさないわけにもいかないでしょう。どうせかけるなら企業側に良い印象を与えたいというのがあなたの心情かと思います。

そこで、この記事では有名大手企業に内定した先輩方に就活時の折り返し電話について伺い、彼らが意識していたポイントを4点お伝えします。

折り返し電話をする際に気をつけるポイント4選

就活中に折り返し電話を掛ける際、有名大手に内定した先輩が意識していたポイントは以下の4点です。

出来るだけ静かで電波が安定した場所で電話をかける

意外と失敗しがちなのが「場所を選んで電話を掛ける」ということです。電話をかけないといけないという焦りから、着信に気付いたら周りを気にせずに折り返してしまいがちです。

しかし、電話をかける場所はきちんと選びましょう。駅や道路では電車の音やバイク等の音が大きく、相手があなたの声を聴きとれない可能性があります。

また、電波の状況の確認も必要です。通話中にトンネルに入って電波がなくなったり、通信状況が悪く通話がとぎれとぎれになったりすると、自分にも相手にとってもストレスとなります。

この周囲の環境に関しては、注意さえすれば誰でも気をつけることができます。

電話をかける時間帯に注意する

採用担当者として、就活生との日程調整は立派な仕事です。そのため、いつでも電話を折り返してもいいだろうと思う人もいるでしょう。しかし、折り返すうえで配慮は必要です。

忙しい時間帯に電話をかけてしまうと、不在であったり、担当者に繋げられない場合もあります。

原則、折り返しの連絡は気づいたらすぐ入れることが望ましいですが、かける時間を考えましょう。業務開始間際の8時や9時、終了間際の17時や18時、昼休みで外食している可能性もある12～14時は折り返しの電話を避けるべき時間帯です。

前日の終業後に企業からの着信に気づき、翌朝に折り返しの連絡を入れる場合は、お折り返しの連絡が遅くなったことに対するお詫びを述べてから要件について話すようにしましょう。

留守電やメールをチェックしてから電話する

企業から電話が来ていた場合、メールや留守電にメッセージを残してくれる場合があります。

折り返しの電話をすぐにかける前にまず留守電やメールのどちらかが、その企業から届いていないか確認しておきましょう。

電話をかけて担当者に「メールを送ったのでそちらを確認してください」「留守電に入れたのですが」などのやり取りを避けられますし、スムーズに要件に入れます。

折り返す前に紙と筆記用具を準備しておく

企業から電話連絡のあるケースで考えられるのは、選考や面接の日程調整です。

話しながらばたばたとスケジュール帳やメモをとる筆記用具を準備するのではなく、スケジュール帳や筆記用具を準備してから落ち着いて対応しましょう。

電話を折り返す際のテンプレ

折り返しのポイント5点

次に折り返し方を5点紹介します。

相手方が電話に出たら大学名から伝え名乗る

相手方が電話に出たら、まずは自分の名前と所属を伝えましょう。

「こんにちは！○○大学の○○と申します。」というように伝えれば特に問題ないでしょう。

折り返しの連絡をした旨を伝える

名前と所属を伝えた後、続けて「先ほど御社からお電話を頂いておりましたので、折り返しお電話差し上げました。」などと述べると人事担当者に繋いでくれます。

担当者に繋がったら先ず名乗り要件を端的に話す

人事担当者に繋がっても、いきなり要件を伝えてはいけません。冒頭と同様に「お忙しいところ失礼します。私先ほどお電話いただきました〇〇大学の〇〇です。」と言います。

人事担当者も忙しいので、要件は端的に伝えることを心がけましょう。「先ほど○時ころ頂いたお電話のご用件を伺いたく、折り返しのお電話をさせて頂きました。」などと述べればよいでしょう。

大事な部分は復唱する

電話ならではの勘違いやミスを防ぐために、数字や大切な事柄は復唱しておくことをおすすめします。

特に時間や電話番号、メールアドレスは間違いが起きやすいので、念のため復唱しておくのが無難です。

丁寧にお礼を述べ相手が切ってから終了させる

用件が終われば、「お忙しい中、お時間頂きありがとうございました」などと時間を割いてくれたことに対するお礼を丁寧にした上で、「失礼いたします」とあいさつをしましょう。

電話を切るタイミングは、相手が切ったあとです。社会人には「目上の人から電話を切る」というマナーが浸透しているため、先に電話を切ってしまうと「失礼な学生だ」と感じてしまう人もいることを覚えておきましょう。

少し待っても相手が切らないようであれば、「失礼いたします」といって電話を切りましょう。

こんな時どうする？状況別の対応

折り返し電話をする際、どのような対応をすれば良いかわからないという状況があるかもしれません。対応の仕方がわからないと、すぐに折り返し電話をするまでに時間がかかってしまいますよね。実は、相手からどのような電話がかかってきたかによって対応の仕方は異なります。状況別の対応の仕方を知っておくことで、折り返し電話をする際も慌てずに対応することができるでしょう。そこで、どのような対応をすれば良いのかを状況別にご紹介していきます。

「かけなおします」と留守電が入っていた場合

携帯電話に留守電の機能をつけている場合は、留守電が入っている場合があります。留守電に用件が入っていればその内容に応じて折り返し電話をすれば良いですが、「かけなおします」と入っていたら、自分から折り返しをするべきか迷いますよね。

しかし、「かけなおします」といった言葉は社交辞令である可能性があります。さらに相手は別の業務も抱えながら採用活動をおこなっているので、もしかしたらかけなおすと言ったことを忘れているかもしれません。

そのため、改める旨の留守電が入っていたとしても、自分からかけなおすことをおすすめします。相手からの電話を待っているだけでは、受け身な学生だと判断されてしまうかもしれないので、注意してください。不在着信に気づいたら、自分からかけなおすようにしてくださいね。

深夜に着信や留守電に気づいた場合

企業からの連絡は、平日の日中におこなわれることがほとんどです。しかし、学校やアルバイトなどで日中は電話を確認することができないという場合もあります。深夜になって企業からの着信や留守電に気づいたとしても、遅い時間にかけなおすことはできませんよね。

そのような場合は、気づいたタイミングでメールを使って謝罪の連絡をするようにしましょう。メールであれば、相手を遅い時間に起こしてしまう心配はありません。このような事態にも備えて、就活中は電話番号だけではなく、メールアドレスも確認するようにしておきましょう。

そして、かけなおす場合は、翌日の午前中にかけなおすことがベストです。午後の連絡になってしまうと、対応が遅いというイメージを与えてしまう可能性があります。もし、午前中に電話ができない理由がある場合はその理由も添えて、かけなおす時間帯をメールで伝えるようにしてください。

折り返したら留守電につながった場合

担当者の携帯電話に連絡をする場合、留守電につながる可能性があります。そのときは、留守電にメッセージを残してから切るようにしてください。メッセージでは下記の例文のように、自分の名前・電話に出られなかったことへの謝罪・次にかけなおす時間を伝えられると良いでしょう。

留守電に切り替わると慌ててしまう人もいるかもしれませんが、落ち着いてメッセージを吹き込むようにしてくださいね。不安な人は、あらかじめ話すことをメモしておくと安心です。

折り返したけど担当者が不在だった場合

企業の固定電話が連絡先となっている場合、別の人が電話に出て担当者が不在であることを伝えられる場合があります。担当者が不在と聞くと、電話に出た人にどのような伝え方をすれば良いか迷ってしまうかもしれません。

もし、担当者が不在だと伝えられた場合は、何時頃担当者が戻るかを確認するようにしましょう。そして、戻ってきた時間に合わせて折り返すように伝えられるとベストです。しかし、そのタイミングでかけなおすことができないという可能性もあります。

そのような場合は、担当者からかけなおしてもらうように依頼するようにしましょう。このときに自分が電話に出られるタイミングも合わせて伝えられれば、すれ違いを避けることができます。

メール例文

折り返し電話をしてもつながらない場合はメールで連絡することがおすすめです。

担当者は忙しくて留守電を聞くことができていない可能性もあります。メールの方が確認してもらえる確率が高いので、電話がつながらない場合はこちらの例文を参考にして、メールも残しておくようにしましょう。

まとめ｜マナーは大事だけど意識しすぎるのも問題

いかがだったでしょうか。以上が有名企業内定者が折り返し電話をかける際に意識していたポイントです。有名企業内定者といえど、それほど特別なことをしていたわけではありません。

就活をしているとマナーマナーと少し過剰に言われてはいますが、実のところ相手に対して不快感を与えることがなければそれほど気にする必要はありません。

はっきり言っておくと最低限のマナーは守らなければなりませんが、優秀な学生は多少のミスを犯しても許してもらえます。

マナーも大切ではありますが、マナーに引きずられて自分らしさを表現できなければ、本末転倒です。

企業は、マナーが完璧な人間が欲しいわけではなく、企業活動に貢献してくれそうな人間を求めているということを忘れないようにしてください。

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