内定辞退を電話で伝えるには？先輩が電話した際の受け答え例文を公開

内定を辞退するとき、企業側にどう伝えたらいいか悩む就活生は多いのではないでしょうか？

特に選考中お世話になったと感じている企業の場合はなおさらです。

また、威圧的な企業の内定を断る場合、「責められたらどうしよう」「怒鳴られたらどうしよう」と不安になってしまうこともあるかと思います。

この記事でさえ読んでいただければ、内定を辞退する際に「あー内定辞退ってどうすればいいんだろう？」などと戸惑ってグーグルで検索することは2度となくなるでしょう。

1.内定辞退をする際に守りたい3つのマナー

1-1.誠意を持ってお詫びと感謝を伝える

正直、内定辞退の連絡をするのは気が重いですが、連絡をしないのはNGです。

内定辞退をすると、企業はもちろん他の候補者にも影響を与えます。

プレッシャーをかけるようですが、企業や他の学生にとって、あなたの内定辞退はそれくらい大きな出来事なのです。

内定辞退の連絡をする際は、時間や費用を投じてくれた企業を慮り、誠意を持ってお詫びと感謝を伝えましょう。

他の企業に入社しても、選考を担当してくれた人事と仕事で会う可能性もあります。

その時に笑顔で話せるように、きちんとした対応をとっておきましょう。

1-2.遅くても内定通知から1週間以内には連絡する

内定を辞退すると決めたら、できるだけ早く連絡しましょう。

内定通知から遅くても1週間以内には連絡しておきたいです。

伝えづらいことなので連絡を先延ばしたい気持ちもわかりますが、長引けば長引くほど行動に移せなくなりますし、企業にも迷惑がかかります。

「辞退したい」という気持ちが固まったら、企業へかける負担も考慮して早めに連絡しましょう。

1-3.営業時間内に連絡する

内定辞退の連絡をする時間帯は、企業の営業時間内がベストです。

その場合、企業側の都合を考えて、出社や退社間際、昼の休憩時間は避けましょう。

時間帯に関係なく忙しいのが基本と考え、「お忙しいところ失礼します」などのあいさつを冒頭でしておくとなおよしです。

内定辞退のメールを送る場合に、夜遅くなってしまった時は「夜分遅くに失礼します」と一言添えるといいでしょう。

2.誠意が伝わる内定辞退の方法

選考中にお世話になった企業を無下にするのは心苦しいですよね。

特に1番初めに内定をくれた企業や親身に相談に乗ってくれた企業には、できるだけ誠意のある断り方をしたいものです。

結論から言うと、電話で内定辞退するのが一番いいでしょう。

2-1.内定辞退の連絡は電話が望ましい

内定を辞退する際、電話かメールか手紙かあるいは直接向かうべきか迷う方もいるでしょうが、電話をするのがベストです。

電話で連絡するメリットは3点あります。

電話にすることで一方的でなく直接的に会話ができるため、文章以外の声や間や雰囲気といった要素からも誠意を伝えやすいです。

また、企業側があなたに対して抱いた疑問点もその場で解決できる為わだかまりなく内定を辞退することができます。

手紙やメールだと、相手方が読んでくれない可能性があります。

特に、大企業には何千通ものメールが届いているためすべてをチェックしていないことが多いです。

直接出向くという選択肢もありますが、相手にわざわざ時間を割かせるのと、自分自身が交通費を負担しないといけないので、おすすめではありません。

まれに企業側から直接出向くように言われることもありますが、特に従う理由はありません。詳しくは後述します。

2-2.電話で内定辞退する際に気をつけたい4つのポイント

①名前と所属を伝え、担当を呼び出す

私、○○大学○○学部の○○と申しますが、人事部の○○様はお手隙でしょうか？

②結論ファースト

結論から申し上げますと、御社から頂いておりました内定を辞退させていただきたいと考えております。

③内定辞退の理由

ほぼ確実に聞かれますので、事前に考えておくのがベストですが、厳しいようでしたら「申し訳ございませんが、返答は致しかねます。」と伝えればよいです。

④電話で辞退したことへのお詫び

本来は伺って謝る必要もないのですが、そこは大人な対応をしておきましょう。

この一言を添えることで円満にお別れできる雰囲気になります。

2-3.内定辞退の際の電話例文

内定辞退は電話がいいよと言われても、実際に掛けるとなると勇気がいりますよね。

そこで、実際に筆者が内定辞退した際の電話を例文としてお見せします。

実際に私が電話で話した内容ですので、多少おかしな表現もありますが、あえてそのままにしておきました。

申し訳ない気持ちを伝えることは大切ですが、堅苦しくなりすぎると話すべき部分が伝わらないのでリラックスして話すことが重要です。

2-4.他社に就職を決めた場合の電話例文

他社に就職を決めたため内定辞退を電話でする時の電話例文を紹介します。

2-5.就活を続けることを決めた場合の電話例文

他社への内定はまだもらえていないものの、志望業界や企業の軸が変わり就活を続けるために内定辞退するケースの電話例文を紹介します。

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3.メールでも誠実に内定辞退はできる

しかしながら、やはり電話で連絡するのは気が引けるという方もいるのではないでしょうか。

また、電話をしたがつながらなかったというケースも存在します。

電話をかけようか迷って多くの時間を浪費するくらいなら、早いうちにメールを送ってしまう方がお互いにとってよい選択肢と言えるでしょう。

とは言え「じゃあ、どんな文面を書けばいいんだよ」と思う方もいるかと思うので筆者が実際に企業に送ったメールを公開いたします。

3-1.内定辞退メールの書き方

①件名宛名を入れる
件名：内定辞退のご連絡　○○株式会社人事部　○○様

②文頭のあいさつ並びに名前、所属
お世話になっております。先日の選考後、貴社から内定を頂きました○○大学〇部の｛名前｝です。

③メールにした理由
先程お電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて連絡させていただきました。（電話で連絡して来いよと思われないように、電話はしたが繋がらなかった等理由を述べる）

④内定辞退する旨を先にを述べる
まず、結論から申し上げますと貴社から内定を頂き、大変喜ばしく思っていましたが、悩みに悩んで考えた結果、内定を辞退させていただく決断をいたしました。

⑤選考中のお礼並びにお詫び
選考中は何かと気遣ってくださったり、面接でのご対応をしていただいたりと、貴重なお時間を割いてくださったにもかかわらず、このようなご連絡になりまして本当に申し訳ございません。

⑥メールで連絡したなりに誠意を伝える
本来であれば貴社へお伺いし、直接お詫びをするべきところではございますが、メールでのご連絡となることを、何卒ご容赦いただきたく存じます。

⑦改めて感謝の意を述べる
面接をご担当いただいた○○様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。

⑧逆お祈り
末筆となりますが、貴社の新規事業である○○が成功し今後益々発展していくことを心よりお祈り申し上げます。

3-2.内定辞退メール例文

上記のような文面を送っておけば特に問題はないでしょう。

4.内定承諾書を提出した後も内定辞退できる

内定が出た後に内定承諾書を提出することが一般的ですが、内定承諾書の提出後も内定を辞退することは可能です。よく内定承諾書を提出すると必ずその企業に入社しないといけないと勘違いしている就活生が多くいますが、内定承諾書そのものに内定を強制する法的拘束力はありません。

内定承諾書はあくまでも就活生の入社を確約させる念書のようなもの。内定承諾書を提出してしまった後にどうしても内定を辞退することを選ぶ場合には、次に紹介するように早急に誠実な対応で辞退の電話連絡をすることがポイントです。

4-1.企業に負担がかかるため、なるべく早く電話する

内定承諾後の内定辞退についても企業はある程度見込んでいると考えて良いのですが、やはりある程度採用人数が固まってきた段階での内定辞退は企業にも負担がかかります。特に内定承諾書の提出はその企業への入社の意思表示として提出させているものなので、提出後の内定辞退を考えている場合にはとにかく早急に電話で辞退の連絡をすることが重要です。

辞退の連絡は電話で行うことが基本。内定承諾後の電話での辞退は気持ち的にもハードルが高いかもしれませんが、自分で決めた内定辞退の理由をしっかりお伝えし、かつ企業へ申し訳ないことのお詫びを添えて話すようにするのがポイント。企業も内定辞退を対応することはよくあるケースなので、いかにハッキリと誠実に辞退の申し入れをするかが肝になります。参考として具体的な電話例文を次に紹介していきます。

4-2.内定承諾書提出後の内定辞退の電話例文

内定承諾書を提出した後に内定辞退を電話でする場合には、

という2点を盛り込んで電話するようにしましょう。

以下、参考例文です。

4-3.内定承諾書提出後の内定辞退のメール例文

次に内定承諾書を提出した後にメールで内定辞退する場合の参考例文を紹介します。辞退連絡は電話が基本ですが、もし担当者が多忙でなかなか電話で連絡が取れない場合には、まず先にメールで早く連絡を入れるのがポイントです。

5.もし電話で、企業側に怒鳴られたり怒られたりしたら？

すべての企業と円満にお別れできればそれに越したことはありませんが、実際はそうもいかないケースも存在します。

この章では企業側から電話口で怒鳴られたり、怒られたりした場合に備えて重要な項目を2点ほどお伝えします。

5-1.内定辞退は学生側に認められた正当な権利

まず、労働法によれば就業時とされる日より2週間以上の期間を設けて企業側に内定を辞退する旨を通知すれば特に気にする必要はないです。

あまり浸透していませんが法律上、企業側と学生は契約者として対等の立場を持っています。

したがって、双方が「入社してください」「入社します」という意思を示さない限り入社するという契約は成り立たないのです。

その決定権の一片はあなたにあり、その権利を行使するのに企業側から怒られる筋合いはないわけです。

そもそも、企業側だって何人もの学生を選考で落としています。

この観点から見れば、企業側は何人もの学生を丁重とは言えない方法で断っているにもかかわらず、なぜ学生が内定を辞退する際には申し訳なさを感じないといけないのかとすら思ってしまいます。

5-2.電話相手の上司やキャリアセンターに報告する

あまりにも電話が不愉快だった場合には、企業のお偉いさんに報告しましょう。

そうすることでもう電話がかかってくることはなくなります。

電話番号は企業のホームページに載っていますので、名前と所属を名乗ったうえで経緯を話し上司につないでもらうか報告してもらうように伝えましょう。

もしくは各大学のキャリアセンターに報告し、対応してもらう選択肢もあります。

6.内定辞退に関するよくある疑問

6-1.電話したとき来社を求められたらどうすれば良い？

内定辞退の連絡をした場合、中には担当者から「ぜひ一度来社して話を聞かせてほしい」と言われることがあります。

意図としては、

• いったん来社してもらうまでの期間を作ることで考え直してもらえるかもしれない
• 来社して話しをすることで入社までの不安をクリアにして辞退を撤回してもらえるかもしれない

といったことが考えられますね。

もし内定辞退の意思が固いのであれば、電話の中で来社を求められたとしても

• 別企業への入社や就職活動の継続といった具体的な理由をハッキリ述べる
• 決めたことなので辞退させていただくことをハッキリ伝える

といった態度を示して対応することで、来社する必要をお断りすることが可能です。

特に内定承諾書の提出後は企業も入社を見据えた準備を始めることから辞退連絡には慎重になるところも多いのが事実。電話では自分の決断をブレずに伝えるようにしましょう。

6-2.新卒就活ではどれくらい内定辞退が起きている？

株式会社リクルートキャリアが実施している就職みらい研究所の「就職プロセス調査（2022年卒）」によると、新卒の内定辞退率は60％を超えているという結果が出ています。
このグラフから見ても分かるように、大学生の卒業時点での内定辞退率は60％を超えており、半数以上の就活生が企業に内定辞退を連絡していることが分かると思います。内定辞退を電話ですることが怖いと感じている人もこのデータを見ると少しは不安が和らぐのではないでしょうか。もちろん内定辞退を気軽にして良いというわけではなく、辞退する場合には早急に誠実な対応をすることが求められます。

6-3.内定辞退の電話後はメールも送るべき？

内定辞退の電話をした後にメールも送るべきか迷う人もいるかもしれませんが、基本的には電話で辞退の連絡が済んだ場合にはメールをわざわざ書いて送る必要はありません。電話で直接辞退を伝えて了承された時点で、企業側では内定辞退の処理が進められます。

また、メールを書いた方が心象が良いとされている部分もありますが、内定辞退が了承されればそこで関係性も区切りが付くためあまり心象を気にする必要もないでしょう。むしろ、人事担当者も他の業務で多忙なことがほとんどですので、不要なメールを送ることの方が手を煩わせることにもなります。ですので電話連絡で内定辞退を伝えたら、メールも送る必要はありません。

6-4.内定辞退の電話の録音はしておくべき？

内定辞退をする時の電話を録音しておくべきかということも話題になりますが、基本的には不要と考えて構いません。なぜなら電話で内定辞退を伝えて了承されたかどうかがポイントになりますので、それさえ自分が分かっていれば問題ないからです。

ただし、中には内定辞退の連絡を電話ですると執拗に辞退を止められたり、来社をするよう強く勧めてくるような人もいるようです。内定を辞退することはもちろん就活生の権利ですので電話で誠実に伝えれば問題ありませんが、もしこのように電話先での相手方の対応に不安を感じるようなら、電話内容を録音しておき必要な時に相談材料として保存しておくのはアリでしょう。

いずれにせよ、電話での辞退連絡では辞退理由をハッキリ伝えて辞退の意思表示をすることがポイントです。

7.内定辞退の電話ではマナーを守って誠実に対応しよう

基本的にまともな企業は学生側の意思決定を尊重してくれます。「ご縁はなかったけど、ヨソで頑張ってね」などと言われることも多いです。

しかし、残念なことにすべての企業が絵にかいたような良い企業というわけではありません。

場合によっては内定辞退する際に嫌な目に合ってしまうこともあるかもしれません。

最低限のマナーは心得ておく必要がありますが、企業側の理不尽な理由からあなたが不愉快な思いをする必要はないということも心得ておいてください。

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