内定辞退の手紙の書き方｜誠意を伝えるポイント付で解説

内定を辞退しようとしている人は、手紙の書き方についてどう書くのか、そもそも必要なのか考えるでしょう。

内定辞退の手紙は普段の生活では書くことがないため、分からないのも当然です。

この記事では内定辞退の手紙について疑問だらけのあなたのために、

についてわかりやすく解説します。

内定辞退は電話とメールでOK

内定辞退を伝える場合、原則として電話で採用担当者に直接伝えるのがマナーです。

ただ、電話をかけたのに採用担当者が不在で伝えることができなかった場合、内定に関することで話がしたいという理由で、後日電話連絡が可能な時間をメールで確認するのはOKです。

メールの文面は、こちらのテンプレートを参考にしてください。

電話をかけて採用担当者が不在だった場合、代わりに出た方に内定辞退を伝えることはできるだけ避けましょう。内定に至るまでに採用担当者が色々と対応してくれたわけですから、やはり採用担当者に最初に伝えるということは忘れないでください。

電話での内定辞退の伝え方はこの記事を参考にしてください。
内定辞退を電話で伝えるには？先輩が電話した際の受け答え例文を公開

内定辞退の手紙が必要なケース

内定辞退にあたっては、上記で説明したように基本的には電話とメールでOKです。
しかし、手紙を書いて送付したほうがいいケースもあります。

内定承諾後

内定を承諾した後に辞退する場合は、手紙を書くようにしましょう。特に口約束だけでなく、内定承諾書に名前と印鑑を押している場合は、辞退にあたり手紙を書くことをおすすめします。

企業側は内定が承諾された時点で入社準備を始めます。もしかすると、内定承諾書の返信があったために、採用を終わらせたかもしれません。

企業側に明確をかけていることには違いないので、そのお詫びとして電話だけで済まさずに手紙を送付したほうがいいでしょう。

知人や友人に紹介された企業の内定を辞退する場合

先輩や友人などの知人から紹介してもらった企業を辞退する場合は、電話だけで済まさずに必ず手紙を出しましょう。

あなたに企業を紹介した人は、なにかしらその企業とのコネクションを持っています。

あなたが内定を辞退することで、あなたの知人と企業とのコネクションに問題を生じさせてしまう可能性があるのです。
紹介してくれた人にお詫びをするのはもちろんですが、企業側にも誠意をみせ、後味が悪いことにならないよう辞退したいものです。そのためにも、手軽なメールや電話で終わらせるのではなく、手紙がおすすめです。

「手紙は不要」と言われた場合も送らない

内定辞退を電話で伝えた際、採用担当者から「手紙は結構ですよ」と伝えられる場合があります。

電話で十分に誠意が感じられた場合、就活生の手紙を書く手間を考慮しているか、手紙を書いたとしても結果が変わるわけではない、という考えがあります。
したがって、「手紙は不要」と伝えられた場合は、採用担当者の言葉を真摯に受け止めて手紙を出さないようにしましょう。

辞退した企業に対して申し訳ないという気持ちが強く、どうしても最後に手紙を書いてお詫びしたい気持ちはわかりますが、先方が不要と言っているのに送るのは自己満足にしか過ぎません。
自分の気持ちを抑え、誠意は十分に通じたと認識して、手紙の送付は遠慮するようにしてください。

内定辞退の手紙を書く際に用意するもの

白い封筒と便箋

内定辞退の手紙を書く際に用意するものは「白い封筒」と「白い便箋」です。

封筒は白地で便箋を三つ折りにして入るサイズのもの、便箋は白地で縦書き対応のものを選んでください。

できれば万年筆を使った方がいいですが、持ち合わせていない場合は少し太めのボールペン（黒）で書くようにしましょう。

内定辞退の手紙を送る際は、必ず手書きで書くようにしてください。せっかくのお詫びの手紙も、パソコンで作成されたものだと手軽になって誠意が伝わりません。

字の上手い下手も気になるところですが、大切なのはそこではなく、丁寧に書かれているかどうかです。

内定辞退を伝える手紙のポイント

内定辞退を伝える手紙を書くときのポイント

内定辞退の手紙を書くにあたって、書き方のポイントは8点です。

時候の挨拶について

時候の挨拶は季節によって異なります。そのため「4月　時候の挨拶」のように検索すると季節に応じた良い例文が見つかります。

時候の挨拶
月	挨拶
1月	新春の候、初春の候、寒風の候、寒中の候、厳寒の候、大寒の候
2月	晩冬の候、立春の候、余寒の候、梅花の候、春寒の候、向春の候
3月	早春の候、浅春の候、仲春の候、春色の候、春分の候、春暖の候
4月	陽春の候、桜花の候、春風の候、春陽の候、晩春の候
5月	新緑の候、立夏の候、薫風の候、青葉の候
6月	初夏の候、青葉の候、深緑の候、向暑の候、梅雨の候
7月	盛夏の候、小暑の候、暑中の候、大暑の候
8月	立秋の候、晩夏の候、残暑の候、秋暑の候
9月	初秋の候、新涼の候、爽秋の候、涼風の候、秋涼の候、秋色の候
10月	秋色の候、秋晴の候、秋麗の候、紅葉の候、秋冷の候
11月	晩秋の候、紅葉の候、落葉の候、向寒の候、霜秋の候
12月	初冬の候、師走の候、寒冷の候、歳末の候

目上の人への手紙は縦書き

内定辞退の手紙だけでなく、目上の人に手紙を書くときは縦書きにしましょう。

古くから日本のビジネス習慣では、目上の人には縦書きとされています。特にお詫びやお礼といった自身の感情を伝えるような文書に関しては、縦書きがおすすめです。

誤字脱字・修正液はNG

誤字脱字をそのままにしたり、修正液を使用したりするのはNGです。

履歴書や職務経歴書の記入中に書き直した経験がある人は多いのでは無いでしょうか。それと同様に、内定辞退の手紙も企業側に誠意を伝える文書であることから、修正テープなどでの修正はNGとされています。

書き直すのはかなりの手間ですが、間違った場合は必ず書き直してください。

内定辞退の手紙の書き方

先ほどの手紙が必要なケースに当てはまった人は、内定辞退の手紙を書こうと思っていることでしょう。しかし、手紙にはどのようなことを書けば良いかわからないという人もいるのではないでしょうか？手紙だと、それを読んだときの相手の反応がわからないので、不安にもなりますよね。

そこで、内定辞退の手紙の書き方についても解説していきます。内定辞退の手紙を書きたいけど、どのように書けば良いかわからないという人は、これから紹介する例文やポイントを参考にして書いてみてください。

内定辞退の手紙例文

拝啓　 初秋の候、貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。

先日は、内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。
お電話でもお伝えさせていただきましたが、勝手ながら内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
最後まで悩みましたが、今後のキャリアについて考えたときに他の会社への入社を決意しました。
このような結果となってしまい、誠に申し訳ございません。

人事部の〇〇様をはじめ、貴社の皆様には大変お世話になりました。
ご多忙の中、選考にお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。　敬具

令和〇年〇月〇日
〇〇大学　〇〇 〇〇（フルネーム）

〇〇株式会社 人事部
〇〇 〇〇様

内定辞退の意思表示をする

内定辞退の手紙を書く前に、電話やメールで内定辞退の意思は伝えていると思います。そのため、手紙を書くときにはお詫びの言葉に気を取られて、内定辞退の意思を書き忘れがちです。電話やメールで伝えていたとしても、再度手紙でも内定辞退の意思表示をするようにしましょう。

内定辞退の意思表示がないと、何のための手紙かわからなくなります。書き方によっては、内定辞退を取り消すための文章と捉えられてしまうかもしれません。間違った捉え方をされないためにも、必ず内定を辞退するという意思を示してください。

辞退する理由を簡単に書く

内定辞退の連絡をしたときに、辞退の理由について聞かれたという人も多いと思います。そこで内定辞退の理由を伝えていたとしても、手紙で再度理由を簡単に書いておくようにしましょう。手紙は、人事の担当者だけではなく、他の人も目を通すかもしれません。担当者から辞退の理由については共有されていると思いますが、手紙を通して就活生自身の言葉で聞くとより説得力は増します。

また内定辞退の理由は長々と書かないようにも注意です。中には、電話でうまく伝えられなかったからと内定辞退の理由を詳しく書こうとしている人もいるかもしれません。理由が長くなってしまうと、その分手紙の文章量が多くなりますよね。文章が長ければそれだけ読むのにも時間がかかってしまうので、なるべく1枚に収まる文量になるよう、理由は簡潔に示しましょう。

辞退のお詫び

内定を辞退することに対して、お詫びの文章はしっかりと記載するようにしてください。企業の人は、選考に対して時間を割いてくれています。内定辞退のタイミングによっては、入社するときの準備も進んでいたかもしれません。気負いしすぎる必要はありませんが、内定を辞退したことによって、少なからず企業に迷惑をかけてしまうということは自覚しておきましょう。

電話やメールでもお詫びの言葉を述べたかと思いますが、手紙でもしっかりとお詫びの文章を添えることで、誠実さが増します。もしかしたら今後も、内定を辞退した企業の人と関わる機会があるかもしれません。次に会ったときにマイナスの印象から始まらないためにも、お詫びの文章も入れるようにしてくださいね。

選考時にお世話になったことへの感謝

内定を辞退することによって、企業に迷惑をかけてしまうことは事実です。内定を辞退することに対して申し訳なさを感じる人も多いでしょう。そのため、お詫びの言葉ばかりが頭に浮かんで、感謝の気持ちを忘れてしまう人もいます。

しかし、お詫びの言葉以上に感謝の言葉は重要です。選考時にお世話になったことに対して感謝の言葉があれば、企業の人も笑顔で送り出すことができますよ。もし、人事の担当の人との思い出に残っているエピソードがあるのであれば、短い言葉で添えるのも良いかもしれませんね。自分だから書けるような内容が添えられていれば、企業の人はきっと喜ぶはずです。お詫びの気持ちを伝えること以上に、感謝の気持ちはしっかりと伝えるようにしてくださいね。

内定辞退を伝える手紙の送り方3ステップ

内定辞退について手紙に書いた後は、便箋を封筒に入れ企業のもとへ郵送します。

内定辞退の手紙を送る際の手順は以下の3ステップです。

ステップ①便箋を封筒に入れる

手紙を書き終えたら便箋を三つ折りにして封筒に入れます。便箋は以下の手順で入れます。

ステップ②封筒に必要事項を記入して封をする

封筒は必ず白地で無地のもの、かつ縦書き用の便箋が三つ折りで入るサイズのものにします。

一般的には定形郵便で送ることが可能な長形サイズのものを選びます。

封筒の表面には郵便番号と住所、宛名を正確に書きます。このとき宛名は担当者の個人名を書きましょう。

裏面にはあなたの住所氏名を記入します。差出人の左上部に送付日も書き足しておくとなお良いです。

封筒にすべての手紙を入れ終わったら、封をして「〆」を封の部分に記入します。

ステップ③切手を貼って速達で送る

発送の用意が整ったら切手を貼ります。定形郵便物なので普通郵便発送の場合は84円分の切手が必要です。

また封筒のサイズが異なる場合は料金も変わってくるので注意しましょう。

普通郵便発送でも構いませんが、速達で送ったほうが誠意は伝わりやすくなります。

料金不足や時間がってからの手紙は印象を下げる

手紙の内容だけでなく、送付する際の料金や手紙を送るタイミングについても配慮が必要です。

手紙を送る際、封筒に切手を貼りますが、切手代金に誤りがあると料金不足になり、企業側が差額を負担する場合があります。自分都合の書類で相手に金銭を負担させる行為はビジネスマナーに反します。料金不足を防ぐためにも、郵便局の窓口に出向いて正確な料金を支払いましょう。

そして、内定辞退の手紙は辞退を決めてからなるべく早い段階で送付しましょう。電話で内定辞退を伝えた後に送付するのであれば、その当日もしくは翌日に発送するのがマナーです。日にちが空いてしまうと、辞退をお詫びする手紙として効果がありません。

内定辞退の手紙で誠意を伝えよう

内定辞退は、これまでの選考の準備や費用を考えると相手方に迷惑をかけています。

そのため内定辞退の手紙ではあなたが内定辞退に関して申し訳なく思っていること、同時に内定をもらったことに感謝していることもしっかりと伝えましょう。

また内定辞退の理由もカドが立たない理由にして書くことも重要です。

この記事を読んだあなたの内定辞退の手紙をかくことへの不安が少なくなっていれば幸いです。

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