面接辞退を穏便に済ませるコツ｜守るべきマナーや電話とメールの例文

この記事をご覧のあなたは、企業の面接日が近づいてきたけど

など、とにかく面接を辞退してしまいたいなと考えているのではないでしょうか。

この記事では、面接を辞退する方法について詳しく述べていくとともに、面接辞退をすることに罪悪感を抱えているあなたの気持ちを少しでも楽な方向に持っていきます。

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1.面接辞退は悪いことではない

多くの就活生は、面接を辞退することに対して「申し訳ない」という感情を抱いているかと思います。 しかしながら、面接を辞退することは全く悪いことではありません。

前提として、企業側と選考を受ける学生側は立場的には同等です。企業側も多くの学生を選考中に落としていきます。

それと同じように、学生側も選考を経ていく中で「合わないな」と思った企業をお断りすることは当たり前と言えます。

2.面接を辞退する前に考えておくべきこと

一度辞退してしまったら、「やっぱり入社したい」と思っても基本的に再び面接の機会をもらえることはありません。

一度は興味を持った会社の選考を本当に辞退して良いのか、これから解説する3つのポイントについてよく考えてから決断してください。

面接が2〜3日後に迫っている場合は早急に企業に連絡するべきですが、余裕があるならば冷静に考えるために一晩は置いてから決断することをおすすめします。

2-1.もともと選考に進んだ理由は何だったのか

多くの場合がインターンシップや会社説明会を経て、その企業に興味を持ったから選考に進んでいる場合が多いです。企業の選考を受けようと思った理由や魅力に感じた点を再度思い出してみてください。

就活を進める中で新たな企業に出会うと目移りしてしまうこともあるかもしれません。ただ、他の企業に魅力を感じたからといって安易に辞退してしまうのはもったいないです。

仮に第一志望の企業ではなかったとしても、面接を受ける中で新たな発見があります。その企業について知るだけでなく、比較することで同業他社や業界についての理解が深まるかもしれません。

企業側も全員が第一志望として受けているとは思っていません。そのため、さまざまな企業を知れる機会をどんどん活用してみてください。

2-2.面接を辞退する理由は明確か

他社から内定が出て入社を決めた場合のように明確な理由があっての辞退なら良いですが、なんとなく辞退するのはおすすめできません。その企業に興味が出る可能性も捨てることになってしまうためです。

企業規模にもよりますが、選考ステップが進む中で役職の高い社員に会うことができます。社長や役員は最終選考を担当することが多く、今後話す機会はあまりありません。実際、最終選考で会った社長の想いに感銘を受けて入社を決めた学生もいました。

現時点で企業に惹かれないのは、まだよく知らないだけかもしれません。少しでも迷いがあるのなら、面接を受けてみましょう。

2-3.あとから辞退したことを後悔しないか

辞退後に何かのきっかけで「やっぱり面接を受けておけば良かった」と思っても手遅れです。たとえば、合同企業説明会に参加したい際にその会社で働く社員が魅力的に見えるかもしれません。

選考を受けたうえで内定に至らなかった場合と自ら辞退した場合では、その時の気持ちが大きく違います。

また、面接に慣れていない場合は経験として受けておくのがおすすめです。どれだけ対策をして面接に臨んでも、場の空気に圧倒されて頭が真っ白になってしまう場合もあります。

より志望度が高い企業の選考で失敗しないためにも、面接の機会があるなら場数を踏んでおいてください。

3.面接のドタキャンはNG

ドタキャンは厳禁です。理由は以下の2点です。

3-1.マナーとして相応しくない

企業側は、面接のために時間をかけて準備しています。

ドタキャンをしてしまうと「社会人としてマナーがなっていない」と評価が下がるでしょう。

自分だけならまだしも、学校単位で評価が下がり、後輩に迷惑がかかる可能性があります。

3-2.就活に悪影響が出る可能性がある

採用担当者は、同じ業界の採用担当者と話す機会もよくあるようです。そういった時に「最近このような応募者がいた」と話題になることもあります。

噂を聞いた企業の採用担当者が、自分がこれから志望する企業の担当者のケースも考えられます。

そうなれば、これからの面接にも悪影響がでてしまう可能性があります。

面接をどう断ろうか……と考えるのはしんどいかもしれませんが、これからの就活のためにも誠実な断り方を心掛けましょう！

4.面接を辞退する時の3つのマナー

面接辞退を伝えるために連絡するのは、正直言って憂鬱ですよね。

「申し訳ない」「理由を詳しく聞かれたら気まずい」と、気が進まないことはわかりますが、先延ばしにすればするほど心理的なハードルは上がります。

もちろん、前述の通りドタキャンはNGです。辞退すると決めたのであれば、誠意を持って意思を伝えましょう。

その際におさえておきたいのが、以下の3点です。

4-1.できるだけ早く辞退の連絡をする

面接を辞退することを決めたら、できるだけ早く企業の担当者に連絡をしましょう。

学生の辞意を受けた担当者は、関係部署に連絡をいれたり、面接に関わる社員のスケジュール調整をする必要が生まれます。

面接日まで比較的余裕がある場合は、基本的にメールで連絡して差し支えありません。

ただし、面接日の前日や当日に辞退する場合は、担当者がメールを確認できない可能性もあるので、電話で直接連絡をとるのが確実です。

その際は、辞退の意思だけでなく、連絡が直前になってしまったお詫びも丁寧に伝えましょう。

4-2.メールだけで不安な場合は電話でフォローする

など、気になることがある場合は、メール送信後電話でフォローすると丁寧です。

企業に連絡する場合、電話に出る相手が必ずしも担当者であるとは限りません。受付の方が出たら自分の名前と要件を簡潔に伝え、担当者を呼び出してもらいましょう。

担当者にかわったら、今話ができるかどうかを確認し、許可を得たら本題に入ります。

面接を辞退する意思とお詫び、そして自分のために時間を割いてくれたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。

電話を切るときは、相手が先に切るのを待って受話器を置いてください。

4-3.不在の場合は状況に応じて対応する

メール、電話に関わらず、面接の辞退連絡は応募企業の営業時間内におこないます。

電話で連絡する場合、営業時間内でも担当者が不在のケースもあります。その場合は、下記の対応をとりましょう。

担当者不在の場合

電話口の相手に「○○様は何時頃お戻りでしょうか？」と担当者が在席の時間を尋ねます。

時間がわかれば「では、その時間にかけ直させていただきます」と伝え、時間になれば再度電話します。

急ぎの場合

電話口の相手に「○○様へのご伝言をお願いしてもよろしいでしょうか？」と丁寧に伝え、要件を簡潔に伝えます。

あわせて「この後、メールでも同様のご連絡をいたします」と伝え、担当者にメールで連絡をします。

誰も電話に出ない場合

「お電話差し上げたのですが、ご不在でしたのでメールにて失礼します。」と添え、メールを送ります。

返事がない場合は営業時間内に再度電話をしましょう。

5.辞退を決めたらすぐにメールで連絡する

メールで辞退の連絡をするのは、遅くても前日までにしましょう。

当日、前日にメールで辞退の連絡をしても、担当者が気付かない可能性があります。

ここからは、メールで辞退の旨を伝える時のポイントや例文をお伝えします。

5-1.メールで面接辞退するときの例文

6.面接の前日・当日は電話で連絡する

面接の前日・当日に辞退の旨を伝えたい場合は、電話での連絡がベターです。理由は以下の2点です。

担当者は、会場の準備や時間調整など、面接当日になるとかなり忙しいです。

また、担当者が受信する業務メールはかなりの量になります。

通常業務や採用関連のメールの中に、面接辞退のメールが埋もれてしまう可能性があるのです。

こういった状況の中、確実に辞退の旨を伝えるには電話に限ります。

また、メールよりも電話で話した方が、担当者に気持ちが伝わりやすいです。

ここからは、面接辞退を電話で伝える時のポイントや例文をお伝えします。

内定辞退の手紙の書き方｜誠意を伝えるポイント付で解説

6-1.電話で面接辞退するときの例文

→担当者へ取り次がれたら

→許可が出たら

→辞退理由を尋ねられたら

→担当者からの返事を受けて

7.面接を辞退する際の疑問

最後に、面接の辞退に際してよくある疑問について回答していきます。辞退するときはマナーを守り、自分にとって後悔のない選択をしましょう。

7-1.辞退理由はどう伝えるべき？

面接の辞退理由について、自分から詳しく伝える必要はありません。

「一身上の都合」「諸般の事情」と形式上の理由を述べる程度で問題ないです。

しかし、担当者によっては踏み込んだ辞退理由を聞いてくることもあります。

その場合は、貴重な時間と労力を割いて面接をセッティングしていることを念頭に、誠意を持って簡潔に理由を伝えましょう。

その際、企業への批判を含むようなネガティブな理由や、あからさまな嘘、「なんとなく」などのぼんやりした理由は、失礼にあたるのでやめましょう。

辞退理由を伝える際は、率直に理由を伝えつつも、相手に不快な思いをさせないよう配慮するのが大切です。

面接辞退の理由例

7-2.メールは何時ごろに送るべき？

原則としては、その企業の業務時間内に送りましょう。選考時期の採用担当者は多忙なため、なかなかメールを確認できないこともあります。始業時と就業前にはチェックすることが多いため、業務時間内に送っておけば、当日中には確認してもらえる可能性が高いです。

また、企業や担当者によっては私用の携帯電話で業務のメールを受信することもあります。夜間や早朝、休日に送ってしまうと、プライベートの時間を邪魔してしまう可能性がありますので配慮しましょう。

7-3.面接辞退は撤回できる？

基本的に面接辞退は撤回できません。仮に撤回して面接を受けることができたとしても、そこから内定を得るのは簡単ではないです。

選考の際に見ているポイントは企業によってさまざまですが、「就業意欲の有無」は共通してチェックされている重要なポイントです。特に新卒採用の場合、即戦力として雇うわけではなく、企業側は採用する人に将来的な活躍を期待をしています。

その会社に入社したいという意思が弱いと判断されると、「すぐに辞めてしまうのではないか」と危惧されてしまう可能性が高いです。

また、一度言ったことを撤回するようでは社会人としてはマイナスポイントが多いため、注意しましょう。

8.面接辞退をすることは悪くないが企業に連絡する際は誠意を伝えよう

複数の企業の選考を受けている場合、時には面接を辞退しなければならない時もありますし、人間なので単純に行きたくないと思うこともあると思います。

ですので、選考を辞退すること自体はなんら問題ありません。

しかしながら、あなたのために時間を割いてくれている採用担当者がいることを忘れてはいけません。

担当者が不快にならないように、誠意を持って辞退を伝えることが大切です。

特に身構える必要もありませんが、ここで紹介した内容をぜひ頭の片隅においていただければと思います。

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